photo Assistant administratif / Assistante administrative

Assistant administratif / Assistante administrative

Emploi Administrations - Institutions

Ax-les-Thermes, 90, Ariège, Bourgogne-Franche-Comté

Descriptif de l'emploi : 1-Mission de Secrétariat: A- Secrétariat Générale des services: -Rédiger et mettre en forme les courriers demandés, divers documents et travaux de bureautiques -Organiser et coordonner les informations internes et externes, particulièrement Maire//DGS/Elus/Partenaires -Gestion du secrétariat des services techniques de la commune (1 jour hebdomadaire sur site à la mairie) : Gestion des congés et établissement des plannings, Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique B- Standard téléphonique: -Assurer l'accueil téléphonique du standard de la mairie: prise de messages, transfert de communication, orienter les administrés: conseiller, et informer les administrés, transmissions des informations. 2-Administration Générale: A-Gestion des salles de la collectivité: -Gestion du planning des salles - Suivi de l 'occupation - Rédaction des différents courriers, conventions ou convocations relatifs aux prêts des salles - Assure le lien entre les différents services et les demandeurs - Remise des clefs aux différentes associations (gestion du logiciel avec remise de badge) B Gestion du parc locatif de la collectivité: - Informer les usagers sur[...]

photo Assistant / Assistante technique de recherche

Assistant / Assistante technique de recherche

Emploi Cabinets d'interim - Cabinets de recrutement - Conseil RH

Belfort, 90, Territoire de Belfort, Bourgogne-Franche-Comté

Missions : -Réception des demandes par mail ou téléphone -Prise d'information pour les demandes : lieu d'intervention, type de travaux, client (particulier ou bailleur), degré d'urgence -Dispatch de la demande selon le corps de métier -Création de la commande sur le logiciel CODIAL -Création du chantier dans le logiciel ALOBEES -Contrôle syntaxe et orthographe puis transmission des devis -Planification via le logiciel -Suivi des clients (dates de fins de travaux, dates d'intervention, travaux supplémentaires, modification du devis...) -Envoi des régules aux clients (demande et relance des bons de commandes) -Traitement des SAV -Saisi des rapports d'intervention pour mise en facturation FACTURATION -Facturation des situations d'avancement et transmission aux maitrises d'oeuvre pour validation -Envoi des factures par courrier ou mail -Dépôt des factures sur Chorus, Freedz et Supplex (plateformes) -Dépôt des factures dans le dossier FACTOR -Classement des factures ASSISTANCE DU MANAGER -Prise de rendez-vous pour les responsables de division, conducteur de travaux, chargé de projet et responsables d'exploitation -Gestion de l'agenda -Vérification des convocations[...]

Ressources supplémentaires